¿La firma electrónica de documentos es segura? ¿Es necesario ir a notaría?

La firma electrónica de documentos se ha transformado en la alternativa a las notarías para firmar documentos importantes en tiempos de pandemia. Entre otras razones porque es ágil, fácil de usar y para qué estamos con cosas, a nadie le gusta ir a una notaría si puede evitarlo. Pero ¿me sirve realmente?

La respuesta, aquí.

Firma digital de documentos: ¿por qué tiene que ser 100% segura? ¿Me sirve en vez de un Notario? La respuesta es: depende de su “capacidad probatoria”

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, normalmente se clasifican en Avanzada y Simple, sin embargo existen varias diferencias relevantes al interior de estos grupos.

La función de una Firma en un documento es identificar inequívocamente a quien suscribe lo escrito en un documento. Esto es para cualquier tipo de firma, desde nuestra forma particular de firmar a puño y letra, la huella dactilar con tinta, un timbre de goma, la firma del correo electrónico, hasta las más sofisticadas, que son aquellas electrónicas que consideran capas de seguridad: Passwords, Pin, Pin Pass, Token, Tarjeta de Coordenadas, Biometría, etc.

¿Para qué hacemos esto?

Pues cuando las cosas andan bien, no es necesario, un apretón de manos sirve para cerrar un acuerdo, pero cuando empiezan los problemas, recurrimos a los documentos escritos (contratos) donde se definieron las reglas del acuerdo para determinar las obligaciones y responsabilidad de cada parte. Si las diferencias que surgen son mayores, entonces se solicita a terceros (tribunales) que interpreten lo allí descrito y determinen explícitamente cada responsabilidad u obligación, y entreguen la forma de compensación o solución legal.

Acá la firma y su capacidad probatoria cumplen un rol fundamental. No es lo mismo un contrato firmado en una servilleta, que un documento impreso y firmado con firma y huella dactilar, o uno firmado ante notario o uno con Firma Electrónica.

El objetivo, es lograr demostrar al tercero (Juez) que el documento no ha sido alterado, que las personas que firmaron, son realmente quienes están convocadas en el contrato y lograr determinar la fecha de firma y suscripción del contrato.

La Tecnología al servicio de la Justicia

Acá la tecnología juega a nuestro favor, pues con una firma electrónica que contenga suficientes niveles de seguridad, será imposible de refutar, tanto para un juez o para un tercero imparcial.

Las firmas electrónicas más seguras, son aquellas que cuentan con un certificado digital, lo cual implica pasar por varias capas de seguridad, donde la persona debe demostrar que ella es realmente la persona que está firmando. En simple, el certificado es como la cédula de identidad en internet, y que es la encargada de validar que quien firma un documento seas tú y no otra persona. 

Entonces, si vas a firmar un documento que tiene una alta probabilidad de pasar por procesos judiciales, la recomendación es que sea de puño y letra ante notario o a través de una firma electrónica con certificado digital. Ambas son equivalentes e igualmente válidas, y está regulado en la Ley 19.799 desde el año 2002.

Existe una distinción legal entre Firma electrónica Simple, y Avanzada, y esta tiene que ver con el proceso para generarla y calidad probatoria posterior.

Las firmas electrónicas avanzadas, son aquellas que cuentan con un certificado avanzado emitido por alguna entidad acreditada.

Un dato: en Chile solo existen ocho entidades acreditadas

Para obtener dicha acreditación, deben pasar por un riguroso proceso de revisión ante el ministerio de Economía, y cuentan con sistemas de seguridad sofisticados. Y algunas entidades públicas y ciertos documentos específicos, requieren por ley la utilización de esta firma.

Las firmas simples, están menos reguladas en cuanto a su seguridad, y por tanto existe una alta gama de ellas, algunas de las cuales son absolutamente inseguras, como una foto de tu firma incrustada en un Word pues eso es totalmente replicable en otro documento, por lo tanto si bien la firma puede tener la intención de ser válida, su calidad probatoria es muy mala. 

Pero también existen firmas simples que pasan por modernos procesos probatorios, como Biometría Facial, Huella, Escaneo de Cédula de identidad, Claves, emisión de certificados, etc. 

¿Te has fijado que cuando compras una App en tu iPhone, sólo te pide la huella en el lector para aprobar la transacción? Pues esa es una firma electrónica simple, pero de alto nivel de seguridad.

En definitiva, la firma electrónica Simple, sirve para todos los acuerdos entre privados como contratos de arriendo, promesas de compra venta, contratos de servicios, contratos de trabajo y tantos otros. Pero debes tener el cuidado de que sea una firma electrónica de alta seguridad y por tanto una excelente calidad probatoria en tribunales.

Lo que realmente importa entonces es evitar fraudes, suplantaciones y alteraciones de los documentos. Para lo cual, las mejores firmas, son aquellas que generan certificados auditables y trazabilidad (sellado de tiempo), para asegurar la no adulteración del documento. 

Ahora, debido a la cantidad e importancia de papeles que se pueden firmar bajo esta modalidad, es importante que sea segura para evitar fraudes o suplantaciones. 

Con tantas cosas que han pasado en internet, como robo de datos, estafas y otros, evidentemente la seguridad es uno de los aspectos que más preocupan a la hora de realizar alguna transacción en el mundo online. 

Por eso, la firma electrónica no solo debe ser rápida y fácil de usar, sino también 100% segura.

Busca una FES que tenga a lo menos 3 de las siguientes medidas:

  • Algún tipo de clave de acceso: ya sea el mail, usuario de la plataforma, clave única etc.
  • Que use una identificación, Cédula de Identidad o Pasaporte.
  • Algún tipo de Biometría
  • Utilización de un dispositivo físico tuyo: Celular, PC, Token, etc.

Sigue al tanto sobre todo lo relacionado con la seguridad de firmas digitales, aquí. Hay mucha información para que tus trámites sean rápidos, fáciles y seguros.

Contratos de Arriendo

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